Guide des prix d’un coffre-fort numérique

Entre les différents cas d’utilisation et les prix d’un coffre-fort numérique, découvrez l’essentiel à savoir sur ce système de sécurisation des données sensibles. Ce guide vous informe également sur les facteurs de variations des frais d’usage de cette solution.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Contrairement au coffre-fort traditionnel, la version numérique relève plus d’un service que d’un équipement physique. Le coffre-fort numérique est une solution de stockage de données. Pour que le coffre-fort numérique soit reconnu comme tel et non comme un simple dispositif de stockage, il faut que l’intrusion soit impossible. Autrement dit, l’hébergeur ne doit en aucun cas pouvoir accéder aux données. 

D’ailleurs, depuis le 1er janvier 2019, les entreprises et les prestataires de coffre-fort numérique doivent respecter des règles strictes. Ces dernières concernent les conditions de récupération des documents et des données. L’article 103 du code des postes et des communications électroniques précise ces règles. 

Le coffre-fort numérique doit entre autres permettre aux utilisateurs accrédités de stocker, d’archiver, de sécuriser les données (accès et confidentialité). Celui-ci doit aussi permettre de tracer toutes les actions  et de les récupérer telles quelles, sans aucune transformation. Ce service est disponible pour les entreprises et les particuliers.

Quels sont les facteurs de variation de prix d’un coffre-fort numérique ?

Le prix d’un coffre-fort numérique varie d’un prestataire à un autre. Le type de serveur utilisé et sa nationalité influent grandement sur ce prix. Si vous résidez en France par exemple, choisissez de préférence un prestataire qui utilise un serveur domicilié en Hexagone ou du moins dans l’Union Européenne. Vos données seront ainsi protégées par les lois françaises. Cela facilite grandement les recours si, éventuellement, vous rencontrez des problèmes avec le prestataire. 

Les différentes normes et les labels participent également à la variation des prix de ce service. Certains prestataires suivent la norme française AFNOR NF Z 42-013. D’autres se tournent vers la norme internationale ISO 14641-1. Ces labels définissent le niveau de sécurité de l’e-coffre-fort. 

La capacité de stockage (en Go ou en nombre de pages), le nombre d’utilisateurs et l’extensibilité du CFN font aussi varier ce coût. Il en est de même pour les différentes options et fonctionnalités proposées.

Les différentes formes

Il existe plusieurs formes de coffre-fort numérique, un aspect qui peut jouer sur le prix. Plus exactement, il existe trois formes de dispositifs de stockage pour les données. Il y a d’abord les serveurs locaux. Comme son nom l’indique, les serveurs sont intégrés au local de l’entreprise de coffre-fort numérique. Le prestataire ou la société de CFN peut également avoir recours à un  tiers archiveur professionnel. Cette solution se distingue par une plus grande capacité de stockage. Celle-ci offre par ailleurs de nombreux services annexes. La maintenance ou encore la veille technologique en font partie. Ce dispositif est recommandé pour les TPE et les PME. Enfin, vous avez le Cloud, idéal pour les particuliers. Dans tous les cas, le coffre-fort numérique fonctionne en mode SaaS. Autrement dit, l’utilisateur accède à ses données via une interface cryptée. Cette dernières est accessible en ligne avec des codes d’authentification et des clés de déchiffrement.

Pour quel type de données ?

Tout document dématérialisé peut être stocké et sécurisé dans un coffre-fort numérique. Les départements recherche et développement peuvent par exemple y sécuriser des concepts. Formules, processus de fabrication, méthode de travail  et brevets sont aussi à l’abri dans un CFN. Autrement dit, le coffre-fort numérique se révèle efficace pour garder secrètes et confidentielles des données professionnelles. Les RH peuvent également utiliser un service de coffre-fort numérique pour stocker et archiver les documents des employés. Il peut s’agit des fiches de paie, des contrats, des lettres de démission, etc. En plus de la sécurisation, cette solution permet de centraliser tous les documents d’une entreprise. Cela facilite la gestion. Vous pouvez également utiliser ce service pour stocker, archiver et sécuriser les documents comptables et juridiques de votre entreprise. Les particuliers utilisent souvent le coffre-fort numérique pour ranger les testaments, les titres de propriété, des mots de passe, etc. Dans tous les cas, avec cette solution, les données sont à portée de clic.

Prix d’un coffre-fort numérique : quel budget prévoir ?

Entre les services pour les particuliers et les solutions proposées aux professionnels, l’écart des prix entre les différents types de coffre-fort numérique est important. Globalement, le coût de l’abonnement va de 3 à près de 48 euros/mois. Pour un usage particulier, l’e-coffre-fort est disponible à partir de 3 euros/mois. Ce prix peut monter jusqu’à 7 euros voire plus en fonction des options. Pour les professionnels (TPE, PME, consultants, experts, associations, consultants, …), prévoyez en moyenne 12 euros/mois pour un coffre-fort numérique d’une capacité de 10 000 pages. Ce prix est valable pour un utilisateur et un administrateur accrédités. Pour un CFN d’une capacité de 20 000 pages accessibles à 5 utilisateurs au maximum (et un administrateur), comptez 18 euros/mois environ. Pour 40 000 pages et jusqu’à 10 utilisateurs (tous extensibles), il faut prévoir un budget de 28 euros/mois. Un coffre-fort numérique de 5 Go extensibles pour 10 utilisateurs et plus vous coûtera à peu près 48 euros/mois.