En automatisant les processus comptables et en réduisant les délais de paiement avec un logiciel de facturation en ligne, les entreprises du BTP peuvent optimiser leur productivité. Elles ont également l’opportunité d’offrir un service de meilleure qualité à leurs clients.
Dans le secteur du BTP, la gestion des factures est souvent perçue comme une tâche fastidieuse, surtout lorsqu’elle est réalisée manuellement ou sur Excel. Bien que cette méthode semble simple au début, elle peut se révéler inefficace et source de nombreuses erreurs sur le long terme. Heureusement, les logiciels de facturation en ligne apportent une solution innovante. Ils permettent notamment de gagner du temps et de l’argent en automatisant les tâches répétitives. De plus, ils réduisent considérablement les erreurs de saisie et de calcul. Ils offrent également un accès instantané aux données, améliorant ainsi la réactivité et les relations avec les clients.
Profiter des différentes fonctionnalités d’un logiciel de facturation en ligne
Les logiciels de facturation en ligne offrent une multitude de fonctionnalités qui simplifient et automatisent la gestion des devis et des factures. Grâce à eux, vous pouvez facilement :
- identifier vos clients et saisir leurs informations spécifiques ;
- calculer automatiquement les montants HT et TTC ;
- assurer une numérotation unique et chronologique des factures, tout en respectant les exigences légales.
Ces outils permettent également la dématérialisation des documents et leur envoi par email avec des liens pour leur téléchargement. Ils favorisent aussi le suivi des paiements avec relances automatiques en cas de retard. De plus, ils prennent en charge l’ensemble du cycle de facturation, depuis la création du devis jusqu’à l’envoi de la facture. Ils peuvent également assurer la gestion des bons de commande et de livraison. Par ailleurs, ils offrent souvent des modules supplémentaires pour la gestion des stocks, du temps et des notes de frais. Avec une application mobile, vous pouvez même piloter votre activité en temps réel, où que vous soyez. Ainsi, n’hésitez pas à découvrir ce logiciel de facturation pour le BTP pour gagner en efficacité et vous concentrer sur l’essentiel : le développement de votre entreprise.
Établir une facture de situation
La facture de situation est un outil précieux pour les entreprises du BTP, les artisans et les prestataires de services à long terme. Également appelée facture d’avancement, elle permet d’échelonner les paiements au fur et à mesure que les travaux avancent. Elle assure ainsi une meilleure gestion de la trésorerie et un suivi précis de la progression des projets.
Pour créer une facture de situation, il suffit de calculer le montant dû en fonction du pourcentage de travaux réalisés. Ce document doit alors inclure des détails spécifiques comme le numéro de la facture, la désignation des travaux concernés, le numéro de devis et le degré d’avancement des travaux. Il peut être émis à des dates prédéfinies, généralement à la fin de chaque mois ou selon les termes du contrat avec le client. Une fois validée par le responsable du projet, la facture est envoyée au client, garantissant des paiements réguliers tout au long du chantier. Cette méthode permet non seulement de maintenir une trésorerie saine, mais aussi de suivre rigoureusement les différentes étapes du projet. Pour éviter qu’elle ne devienne un casse-tête, il est plus judicieux de se servir d’un logiciel de facturation certifié.
Utiliser un logiciel de facturation en ligne certifié
Depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises assujetties à la TVA sont tenues d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Cette obligation vise à lutter contre la fraude à la TVA, qui a coûté à l’État 17 milliards d’euros en 2015. Un logiciel certifié garantit que les données de facturation sont inaltérables, sécurisées, conservées et archivées correctement. Il doit satisfaire à toutes ces conditions pour assurer la transparence et l’intégrité des transactions.
Pour être en conformité, il est préférable d’opter pour un logiciel certifié par un organisme indépendant, comme l’AFNOR ou le LNE. Cette certification offre une assurance solide en cas de contrôle fiscal, prouvant que votre logiciel respecte les exigences légales. Bien que certains éditeurs proposent des auto-attestations, elles sont moins fiables qu’une certification officielle.
Par ailleurs, ne pas se conformer à cette obligation peut coûter cher. En effet, les entreprises risquent une amende de 7 500 euros et disposent de 60 jours pour se mettre en règle. Utiliser un logiciel de facturation certifié est donc essentiel pour se protéger et assurer la transparence de ses opérations financières.
Choisir judicieusement son logiciel de facturation en ligne
Avec toutes les options de logiciels de facturation disponibles aujourd’hui, il peut être difficile de faire le bon choix. Pour vous aider à trouver la solution idéale pour votre entreprise, commencez par identifier vos besoins spécifiques. Vendez-vous des services ou des marchandises ? Avez-vous simplement besoin d’un outil de facturation ou souhaitez-vous des fonctionnalités comptables plus complètes ? Ces questions vous guideront vers les solutions les plus adaptées.
Ensuite, évaluez le rapport qualité-prix. Les logiciels SAAS (Software As A Service) sont souvent pratiques grâce à leur accessibilité en ligne et leurs abonnements flexibles. Toutefois, il faut faire attention aux versions gratuites qui imposent parfois leur logo sur vos factures, ce qui peut nuire à votre image professionnelle.
L’ergonomie est également un point clé. Un logiciel avec une interface simple et intuitive, accompagné de tutoriels ou d’une FAQ, vous permettra de prendre en main rapidement l’outil. De plus, la personnalisation des factures avec votre logo et vos couleurs est essentielle pour renforcer votre marque. Assurez-vous également que votre expert-comptable puisse accéder facilement à vos données pour simplifier la gestion comptable. Un service client réactif et la possibilité d’accéder à vos informations depuis n’importe quel appareil sont aussi des critères importants.
Enfin, n’hésitez pas à tester le logiciel gratuitement avant de vous engager. La plupart des solutions offrent des périodes d’essai de 15 à 30 jours pour vérifier qu’elles répondent bien à vos attentes. En suivant ces conseils, vous pourrez choisir le logiciel de facturation en ligne qui correspond parfaitement à vos besoins et à ceux de votre entreprise.
